PCT Anmeldeprozesse einheitlich durchführen spart Zeit und Geld

Wie es gelingen kann, in einer Patentanwaltskanzlei die Partner dazu zu bringen, Prozesse einheitlich zu bearbeiten.

Prozessoptimierung ist eine absolute Notwendigkeit in einem Geschäftsfeld wie der Patentanwälte, in denen die Formalgebühren vom Mandanten zunehmend kritisch gesehen werden. Haben früher die Formalabteilungen wirtschaftlich alle Kosten einer Kanzlei abgedeckt, so sind sie heute oftmals nur noch selten profitabel. Das ist mangels einer entsprechenden Kostenrechnung den Partnern aber oftmals nicht klar.

Die uneinheitliche Durchführung sorgt nicht nur für unsaubere Datenbestände, was ein Partner immer dann merkt, wenn er die Akten eines im Urlaub oder Krankheit befindlichen Partners übernehmen muss. Auch die Sachbearbeiter müssen laufend improvisieren, weil die Abläufe von Dezernat zu Dezernat unterschiedlich sind. Das kostet Zeit, und somit Geld. Dabei sind viele Abläufe durch die EDV eigentlich vorgegeben, aber auch deren Nutzung variiert. Die sogenannten „gewachsenen“ Abläufe sind ein Hindernis, und deren Bearbeitung ist daher wichtig.

Hinzu kommt das Optimierungspotential durch neue Software, die die Bearbeitungszeiten insbesondere bei der Dokumentenbearbeitung mittels Automation erheblich reduzieren (während die alten, in den 90er Jahren entwickelten Patetntanwalts-Software erheblich zur Langsamkeit beitragen, da sie entweder schwerfällig zu bedienen sind, oder Workflows nur mit erheblichem Aufwand, und technisch oftmals unbefriedigend umgesetzt werden können).

Wir arbeiten laufend an Prozessverbesserungen von Kanzleien, seien es der Geldwäscheprüfvorgang bei Neumandanten für den deutschen Teil einer Magic Circle Firm, Marketingoptimierungen für internationale Kanzleien, etwa um Pitches schneller durchführen zu können, oder eben Patentanwaltsabläufen wie PCT-Anmeldung etc.

Patentanwaltskanzleien sind wie andere Partnerschaften auch mangels zentraler Führung darauf angewiesen, dass sich die Partner freiwillig auf etwas einigen. Da geht es oftmals um Veränderungslogiken, und nichts fällt schwerer, als eingefahrene Abläufe und Zusammenarbeitsroutinen zu ändern. Mit Hilfe unserer REAL TIME CHANGE Ansatzes gelingt es uns aber immer wieder, Partner dazu zu bringen, sich auf einen Best Practise Ablauf zu einigen, der allen Vorteile bringt.