In 5 Schritten zur Umsetzung der Geldwäscherichtlinie in Anwaltskanzleien

Wie gelingt die Umsetzung des Geldwäschegesetzes in der betrieblichen Praxis auch in internationalen Kanzleien?

Die neueste Geldwäscherichtline (Vierte Geldwäscherichtlinie, in  Kraft seit dem 1.1.2020 der EU) in Anwaltskanzleien umzusetzen ist organisatorisch manchmal ein komplexes Unterfangen, weiß Dr. Peter Berg.

Denn eine Anwaltskanzlei sieht sich in der Regel mit folgender Ausgangssituation konfrontiert:

·         Zum einen will sie das Interesse des Mandanten nicht verlieren, muss somit schnell und zielbezogen agieren, um einen möglichen Mandatsabschluss nicht von vornherein zu gefährden.

·         Zum anderen will sie dem potenziellen Mandanten gegenüber professionell und kompetent auftreten, muss also über ein rechtssicheres und qualitativ hochwertiges Verfahren verfügen. Denn deutsche Anwälte haben bußgeldbewährte Auflagen zu erfüllen, die sich aus der Umsetzung der Vierten Geldwäscherichtlinie seit dem 1.1.2020 der EU durch den nationalen Gesetzgeber ergeben. Sie müssen über ein ihrer Geschäftstätigkeit angemessenes Risikomanagement verfügen.

In der praktischen Umsetzung befindet sich der Anwalt in einem vielschichtigen Spannungsfeld: Neben dem Wunsch, das Mandat zu gewinnen, unterliegt er dem Zwang, die Anforderungen des Geldwäschegesetzes (GwG) vollumfänglich zu erfüllen. Er oder sie wird durch kanzleiinterne Strukturen und Zuständigkeiten begrenzt und hat zudem persönliche Befindlichkeiten weiterer Beteiligter zu berücksichtigen. Und darüber hinaus gibt es häufig keine kanzleiweit einheitliche Regelung, und jeder Anwalt setzt daher diese Punkte individuell auf seine Weise um.

Um diese divergierenden Gegebenheiten einer Lösung zuzuführen, ist die Unterstützung von externer Seite zielführend: Hier kommen wir als Mentor ins Spiel – ausgestattet mit der erforderlichen Fach-, Methoden und Vermittlungskompetenz können wir professionell, neutral und unvoreingenommen agieren.

So kollidierte bei einem unserer Kunden, einer großen internationalen Anwaltskanzlei mit Hauptsitz in UK (eine sog. „Magic Circle Kanzlei“), die Umsetzung der eher restriktiven Vorgaben durch den Gesetzgeber in Deutschland und anderen kontinentaleuropäischen Staaten mit einer eher lockeren Umsetzung in UK. Deshalb wurde es in diesem Fall erforderlich, sowohl die Erfüllung der globalen Policies und Procedures, als auch die in Deutschland streng angewandten Prüfungs-, Dokumentations- und Nachweispflichten nach dem GwG sicherzustellen. Divergierende Anforderungen konnten wir lösen, indem wir zusammen mit unserem Kunden den Prozessablauf stringent ausrichteten, Schnittstellen eindeutig definierten und betroffene Strukturen und Zuständigkeiten neu festlegten. Nur auf Basis einer transparenten, für alle nachvollziehbaren Prozessdarstellung, die wir gemeinsam erarbeiteten, konnten diese erforderlichen Anpassungen umgesetzt werden, ohne hohe organisatorische Widerstände hervorzurufen. Dabei spielten natürlich vor allem kulturelle Unterschiede, und die Eigenheit von Organisationseinheiten, „ihre“ Abläufe als die „richtigen“ zu betrachten, eine besondere Rolle.

In einem anderen Fall einer international tätigen, aber weniger stark integrierten Kanzlei lag die Herausforderung darin, dass gerade keine zentralen Prozessdefinitionen aus dem Hauptsitz vorgegeben waren und jeder Anwalt das GwG inhaltlich und formal so umsetzte, wie er es für richtig hielt. Daher galt es hier, bei großen Freiheitsgraden den optimalen Prozessablauf zu entwickeln und als verbindliche Vorgehensweise zu etablieren. Zusammen mit unserem Kunden definierten wir zunächst die Prozessziele und grenzten den GwG-Prozess gegenüber Konfliktprüfung einerseits und Mandatsvereinbarung andererseits ab.

Die fünf Schritte sind daher:

1. Analyse der bestehenden Abläufe
2. Vergleich mit einem optimalen Ablauf
3. Identifikation der Umsetzungshindernisse und Moderation der Beteiligten
4. Definition des finalen Ablaufes
5. Freigabe und Umsetzungsmonitoring

Auf Basis unserer jahrelangen Erfahrungen bei Prozessgestaltung und Organisationsentwicklung erarbeiten wir einen spezifischen GwG-Prozess und klären Umsetzbarkeit und Rechtskonformität mit den Experten des Kunden ab. Auf diese Weise sichern wir ab, dass die Anwälte den Nachweis ausreichender Prüfung nach dem deutschen Gesetz führen können, wenn sie etwa in Transaktionen international verantwortlich mitberaten.

Hier zahlt sich unser REAL TIME CHANGE Ansatz aus, und Dr. Peter Berg arbeitet mit Magic Circle und anderen Kanzleien als Prozessgestalter intensiv zusammen.

Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, wie hier ein gutes Prozessmanagement gelingt, freut sich Dr. Peter Berg über einen Anruf unter +49 89 122816-12!