10% mehr Umsatz mit automatisierter Zeiterfassung
Wie durch Trennung von Erfassung und Bewertung der Zeiten 10 % und mehr Umsatz generiert werden – rechtlich sicher
Einen Tag im Nachhinein die Arbeit minutengenau zu rekonstruieren gelingt keinem Anwalt – und dennoch versuchen es viele. Die Zeiterfassung ist dann weder objektiv noch minutengenau, wie es EuGH und BGH verlangen– sondern subjektiv und geschätzt. Wie die Vergessenskurve von Ebbinghaus (siehe Bild) darlegt, vergisst ein Mensch je nach Inhalt mehr oder weniger von dem was er getan hat. Vor allem aber: die Zeit, die er jeweils braucht, ist subjektiv unterschiedlich lang und im Nachhinein kaum mehr objektiv rekonstruierbar. Dennoch versuchen Anwälte nicht nur Tage, sondern manches Mal Wochen oder gar Monate später, den Aufwand für ein Mandat im Nachhinein zu schätzen, wenn es darum geht, die zeitbasierte Abrechnung zu erstellen. Auch wenn es oft nicht hinterfragt wird: Mandanten wundern sich oft über grobe Zeitangaben für Dinge, die ihnen banal erscheinen.
Im Grunde dürfen nur Zeiten erfasst werden, die auch tatsächlich erbracht wurden, und sie dürfen nur korrekt erfasst werden. Hinzu kommt die Verpflichtung zur kompletten Erfassung der Arbeitszeiten (EuGH Rs. C-55/18). Die zu erfassenden Daten und die Qualitätsanforderungen an die Zeiterfassungssysteme sind hoch, schließlich müssen diese nach den Vorgaben des Gerichtshofs verlässlich, objektiv und leicht zugänglich sein. Zwar ist der Zeittakt für gewerbliche Mandanten noch nicht final entschieden, aber die Richtung geht eher nach Minuten resp. 6 Minuten-Vorgängen. Auch müssen die erfassten Zeiten inhaltlich korrekt darüber Auskunft geben, was jeweils der Berater getan hat (BGH-Urteil vom 13.03.2020 – IX ZR 140/19). All dies stellt hohe Anforderungen an den Prozess.
Die Folge:
- Viel zu geringe Produktivzeiten: oft nur 4-5 h, statt 6-7 h/Tag. Bei 10 h Anwesenheitszeiten sind dies also nur 40-50 % Auslastung, anstelle 60-70 %.
- Umsatzverluste oder fehlende Möglichkeit, den realisierten h-Satz bei Pauschal oder RVG Mandanten auszurechnen.
- Viel zu geringe Gewinne, die dann zu viel zu geringen Gehältern führen – und Nachteilen bei dem Wettbewerb im Rekrutierungsmarkt
- Fehlende Motivation, an der Verbesserung der Leistungsfähigkeit der Kanzlei zu arbeiten – denn es kommt ja scheinbar doch nichts dabei herum
In Kanzleien jeglicher Größe haben wir immer wieder Probleme im Umgang mit der Zeiterfassung erlebt:
- eine Magic Circle Kanzlei lud uns zu einem Pitch ein, um die Frage der Zeiterfassung weltweit zu verbessern, weil die Anwälte angeblich Probleme mit der Technik hatten (obwohl es sich um ein Verhaltensthema handelt)
- in einer Großkanzlei gibt es unterschiedliche Zeiterfassungssysteme, die nur teilweise mit der Buchhaltung verbunden sind, da jeder Partner seine eigenen Rechnungen in Word schreiben möchte
- in mittelständischen Kanzleien schreiben einige Partner ihre Zeiten nur in ein Excel Sheet – damit sie nicht mittels der kanzleiweiten Software kontrolliert werden können
- in vielen Kanzleien arbeiten die Partner viel zu wenig mit Daten, um sich und anderen Rechenschaft über die Nutzung der Ressource Zeit zu legen – mit unterschiedlichen Ausreden
- fast immer fehlen sinnvolle Richtlinien, die die Zeiterfassung regeln
- immer fehlt es an Einigkeit der Führung, also der Partner, darüber, warum, wie und wo Zeiten zu erfassen sind
Digitale Lösungen können hier enorm helfen: Denn diese erfassen alle Tätigkeiten, die am Computer vorgenommen werden.
Die Software Timebro etwa schreibt alle Zeiten automatisch mit. Sie werden lokal auf dem Computer des Anwalts gespeichert, somit eine Kontrolle durch Dritte augeschlossen ist. Nun kann er regelmäßigen Abständen die Zeiten minutengenau zuordnen. Er kann dies auch abends oder am nächsten Tag tun, aber dann mit 100 % Sicherheit, objektivem Nachweis und Vollständigkeit. Bei der Software PerfectTime von AdvoTools werden Vorschläge aus dem Kalender gemacht, so dass keine Meetings übersehen werden. Die Software TIQ Time wertet die Aktivitäten auf dem Computer per künstlicher Intelligenz (AI) aus und macht Zeitvorschläge, inklusive eines sehr guten Reportings.
So brauchen diese nur noch hinterher zugeordnet zu werden, was objektiv, einfach und minutengenau gelingt. Diese müssen natürlich gerade im Anwaltsalltag tauglich sein: so sollten die Zeiten nicht irgendwo landen, sondern nur lokal bei jedem Benutzer gespeichert werden, so dass er oder sie die Kontrolle behält. Und sie sollte einfach mit der Kanzleisoftware verbunden werden, damit die Zuordnung zu den Projekten, und idealerweise auch die Einbuchung der Zeiten einfach gelingt, wenn nicht der Excel-Export bevorzugt wird. Und Schließlich: ohne ein geeignetes Reporting und laufende Diskussion der Daten wird eine Verbesserung auf der Verhaltensebene nicht zu beobachten sein. Dazu bietet etwa Advotools die PerfectAnalytics, ein Tool zum Controlling. STP LEXolution bietet ähnliche Module mit LEXolution.TIME und LEXolution.BI.
Aber auch die Veränderung selber muss gelingen: Ohne Einigkeit im Partnerkreis ist alles sinnlos. Dabei schaffen es insbesondere Rechtsanwälte besonders gut, ihre dialektische Argumentation hier einzusetzen, so es eigentlich vor allem um Einigkeit geht. Aber wie jede Veränderung ist auch diese nicht einfach; gelingt sie, werden mindestens 10 % mehr Umsatz generiert.
So profitiert Ihre Kanzlei von den Vorteilen einer umfassenden Zeiterfassung:
- Alle Zeiten werden erfasst und können dadurch korrekt zugeordnet werden
- Alle Zeiten werden auf dem Computer automatisch erfasst und können daher leichter beschrieben werden
- Die Kontrolle bleibt bei dem Anwalt oder Berater
- Der Umsatz erhöht sich um die erfasste Zeit (bei Annahme der vollen Abrechenbarkeit), also mindestens 10 %, in Einzelfällen mehr!
- Keine relevanten Mehrkosten
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Real Time Change: 10% mehr Umsatz mit automatischer Zeiterfassung
Lesen Sie in unserem Ratgeber, wie Sie mit einer kleinen Veränderung eine große Wirkung erzielen und den schwierigen Prozess der Zeiterfassung in den Griff bekommen. Mit unseren 5 Tips für Kanzleipartner zeigen wir Ihnen einen Weg auf, wie auch Ihre Kanzlei den hohen gesetzlichen Anforderungen an die Zeiterfassung gerecht werden – und wie die Veränderung gelingt.
